So viel zu tun, so wenig Zeit? Heute teile ich mit euch meine Methode, was Zeitplanung und Termine angeht. Ich schaffe mit dieser Methode mehr und bin gleichzeitig weniger gestresst. Geht doch gar nicht? Wart's ab!
Obviously keeping a planner is key if you want to stay on track with your to dos and keep them organized at the same time. Paper or planner – you pick, but there has to be a place to write everything down. But how do you go about it? How do you divide up your tasks for each month and week?
If done wrong, keeping a planner can become a frustrating hassle and that beloved Filofax or kikki.K can turn into your worst enemy. To rule your planner and not the other way around, you need to cut down your daily task whilst still getting things done. Is that even possible?
It is:
Plan – But don't over-plan
What this means: When I write down my daily to dos I do not have the "perfect me" in mind. Instead, I plan according to "lazy me" and write down everything that has to get done - no matter what.For most people, this will give them a pretty sketchy – yet stress-free – planner (unless you are the president). Then I'll add a few task that would be great if completed, but if not – no problem. Tomorrow is another day.
"Where's the big secret?" you might ask. This system gives me the chance to surprise myself whenever I end up doing more than I was supposed to do. This obviously keeps me way more motivated than completing only half a huge (and impossible) list. Rather than feeling stressed and overwhelmed, I can feel like a straight-A student that just got some extra credit. In the long-run I end up doing more, simply because I feel more motivated and because I gave myself the opportunity to be proud of myself.
Getting Priorities Straight
Ideally you have a section in your planner with your monthly tasks. Then you can divide those amongst the weeks. From there, distribute your to dos across your work days – keeping "lazy you" in mind. Don't worry about finding a spot for all tasks. Keep some on the weekly to do list, so whenever there's time for more, you can just pick and chose from that list.If you like, you can use a color system with designated colors for the top priorities and extra work. Also: Don't forget to check off your tasks when completed – this is a pretty satisfying thing to do.
If you have any tips regarding time management, feel free to leave those in the comments. Here's my YouTube video with my Filofax Setup for 2015 if you haven't seen it yet.
PS: Writing this blog post was a bonus task – hooray for me!
Ohne Terminkalender geht schon mal gar nichts. Egal ob auf Papier oder digital – wer etwas Ordnung in das Chaos an Dingen, die erledigt gehören, bringen will, der braucht einen Ort, wo all das niedergeschrieben werden kann. Und dann? Wie organisiert man das? Wie teilt man all die vielen To Dos richtig auf?
Die richtige Methode ist hier ausschlaggebend. Ansonsten wird der Terminkalender schnell zum verhassten Feind, den man am liebsten in die Ecke donnern würde. Damit du deinen Kalender führst und nicht andersherum, müssen die täglichen Aufgaben in Maßen gehalten werden – aber so, dass trotzdem alles erledigt wird. Geht das?
Ja, und zwar so:
Plane – aber überplane nicht
Und das heißt: Wenn ich meine wöchentlichen Aufgaben zusammenschreibe, dann gehe ich nicht von meinem "Perfekten-Ich" aus. Im Gegenteil: Ich plane so, als wäre ich extrem faul. Das heißt folglich, dass ich zunächst nur das aufschreibe, was unbedingt erledigt werden muss – komme was wolle.Wer so plant, hat einen ziemlich luftigen Terminplaner (außer man ist die Bundeskanzlerin). Den übrigen Platz fülle ich mit ein paar "wäre toll, wenn ich das auch noch mache"-Aufgaben. Sollten diese nicht erledigt werden – egal. Morgen ist auch noch ein Tag.
Und wo ist jetzt das große Geheimnis? Genau das ist es. Mit dieser Methode hältst du dir die Möglichkeit offen, dich selbst zu überraschen und ein kleines bisschen mehr als das Notwendigste zu erledigen. Anstatt dich überfordert und gestresst zu fühlen, hast du mit dieser Herangehensweise das Gefühl, ein bisschen Fleißarbeit gemacht zu haben. Das führt langfristig dazu, dass man sich deutlich motivierter fühlt und gerne noch ein kleines bisschen Extra-Arbeit macht.
Prioritäten – das A und O
Am besten schaffst du dir in deinen Terminkalender einen Platz, wo du all deine monatlichen Aufgaben zusammenschreiben kannst. Diese werden dann gleichmäßig über die Wochen des Monats verteilt. Und von da werden diese To Dos auf die einzelnen Arbeitstage verteilt (während du stets dein faulstes Ich im Hinterkopf behältst).Es ist allerdings nicht notwendig, dass du jeder Aufgabe einen Platz zuteilst. Heb dir ein paar in deiner wöchentlichen Aufgabenliste auf. Und wenn dann mal wieder Zeit für Fleißarbeit ist, wählst du einfach aus dieser Liste aus.
Wer mag verwendet zusätzlich ein Farbsystem mit bestimmten Farben für Aufgaben mit der höchsten Priorität und Bonus-Aufgaben. Und vergiss nicht: Alle erledigten Aufgaben gehören abgehakt - das motiviert.
Wer noch ein paar Tipps zum Thema Zeitmanagement und Terminkalender hat, kann diese gerne in die Kommentare schreiben. Hier geht's zu meinen Filofax-Setup für 2015, falls ihr das noch nicht gesehen habt.
PS: Dieser Beitrag war heute eine meiner Bonus-Aufgabe – hurra für mich!
